La productividad es un concepto económico aplicable a la vida cotidiana. Tiene que ver con el tiempo, pero también con la eficiencia y el esfuerzo: mientras mejor se emplean las energías, en el menor lapso posible, para alcanzar un objetivo, mayor es nuestro nivel de productividad. En conclusión: calculamos nuestra la productividad sobre la gestión de nuestras fuerzas y nuestro tiempo.
Ahora bien, aplicar cálculos en nosotros es algo más difícil, pues muchas veces estamos lejos de ser todo lo productivos que queremos o necesitamos. Entonces aparecen algunas preguntas: ¿cómo terminar un trabajo en la oficina que no nos llama la atención?, ¿de qué manera ser eficientes en el mundo laboral sin ser un desastre en el hogar o con los estudios?, ¿en qué forma evitar que factores externos como los problemas o los imprevistos disminuyan nuestra productividad?
Muchas veces sentimos que en la actualidad hay demasiados elementos que nos dificultan cumplir con nuestras metas, pero también sabemos en el fondo que hay una parte interna que nos retrasa y de la que solo nosotros somos responsables.
Podemos tener un empleo repetitivo donde responder correos corporativos no es el trabajo que más no agrada, pero tener la bandeja de entrada del email saturada de mensajes sin responder no es culpa del trabajo, sino nuestra.
Cuando la mente se cansa de las presiones cotidianas, no encuentra los estímulos adecuados o se resiste a una actividad por distintas razones, su productividad disminuye y es lo que se conoce como procrastinación. Procrastinación significa “dejar para más tarde”, “hacerlo cuando tenga tiempo o más ánimo”, o cambiar esa actividad que rechazamos pero que es necesaria por otra que se puede postergar pero implica menos esfuerzo (por ejemplo, no estudiar para el examen de mañana por irse a lavar la ropa). Estos son recursos empleados por el cerebro para evitar tener que recibir más información, tomar decisiones u organizar datos que no puede procesar. Los psicólogos explican que la procrastinación es una especie de parálisis del cerebro por tener que analizar demasiado.
Las verdaderas razones de la procrastinación generalmente las confundimos con cansancio mental y físico o falta de tiempo. Y cuando intentamos vencerla, la mente y el cuerpo empezarán a jugarnos trampas: nos da sueño, nos distraemos, hablamos en exceso con alguien, revisamos exhaustivamente las redes sociales…
Podríamos ver estas estrategias de nuestro propio cerebro como un autosabotaje: complicamos nuestra vida cada vez que no cumplimos con esas obligaciones.
¿Qué hacer entonces al respecto?
Primero, debemos pensar que la satisfacción por la productividad es una reacción en cadena. La primera vez que logremos sentirnos productivos, aun cuando sea en un logro simple, esa pequeña sensación de triunfo nos impulsará con más energías hacia las próximas metas. Nuestro yo interno nos dirá que si pudimos alcanzar eso, también lograremos lo que sigue. Así empezaremos a vencer esa resistencia de modo positivo.
Sin embargo, no es exclusivamente a fuerza de voluntad como se mejora la productividad. Cada cierto tiempo hay que reevaluar nuestro modo de actuar, aprender nuevas prácticas para frenar nuestros distintos tipos de procrastinación y quedarnos con aquellas que funcionan para nosotros. A continuación, se presentan algunas estrategias muy efectivas y sencillas de aplicar:
Técnica 1: No lo haga todo. Recuerde que el día tiene solo 24 horas (y también necesita dormir)
Proponerse una lista excesivamente larga de asuntos por resolver para un día, no completarlos e irse frustrado a la cama para sumar esos nuevos pendientes a la lista de la próxima jornada es un sistema de tortura personal. De este modo estará alejándose del objetivo de estimular su productividad sumando pequeños triunfos.
Seleccione para cada día las tareas más trascendentes. Así podrá hacerlas con más detenimiento, sin tanta urgencia y culminarlas en su totalidad. Podrá descansar sabiendo que hizo todo cuanto se había propuesto y sus energías estarán renovadas y estimuladas para el día siguiente.
Técnica 2: Agende la diversión como una obligación
Dejarse frustrar por el fracaso ante las actividades pendientes puede llegar a límites peligrosos. Vea a las amas de casa que se sienten atrapadas en la rutina interminable de la limpieza y atención del hogar. Suelen estar amargadas, son motivo de mal humor para los demás integrantes del grupo familiar y, sobre todo, son improductivas, no importa que se queden sin dormir por limpiar la cocina luego de ayudar a los niños con las tareas.
Esto ocurre (además de por incluir diariamente más responsabilidades de las que se pueden manejar) cuando no recibe recompensas en su trabajo. ¿Cómo evitarlo? Incluyendo en su agenda una salida al cine durante la semana, ver un capítulo de su serie favorita o ir un rato a la piscina del centro comunitario, en una fecha y horario específicos.
Este plan de diversión agendado puede ayudarlo a ser más eficiente con sus responsabilidades de ese día. Se sentirá impulsado a terminar todo a tiempo para poder ir a divertirse tranquilamente.
Técnica 3: Anotar es importante
Confiar los pendientes a la memoria es una manera de sobrecargarse innecesariamente, además de hacer que sea más fácil olvidar lo importante. Anotar deja descansar el cerebro para mantenerlo creativo y dinámico.
Si usted no es muy organizado como para llevar una agenda digital, con notificaciones, colores y comentarios, empiece por una libreta (o el calendario electrónico del teléfono) que lleve siempre consigo donde apunte citas importantes y deje sus propios recordatorios. Cuando se sienta cómodo con estas herramientas, pruebe sistemas de organización más complejos pero adecuados a sus propósitos. Recuerde que actualmente existen cientos de aplicaciones gratuitas para su teléfono inteligente, tableta o computadora de las que podrá probar qué tipos de listas/horarios le funcionan mejor.
La planificación resulta cuando le hace la vida más cómoda y le ayuda a cumplir con sus tareas diarias.
Técnica 4: De-le-gue todo lo que pueda
Si a usted le cuesta delegar, siente que nadie hace las cosas mejor que usted o le gusta tener el control de todos los aspectos, repítase siempre que la gente que quiere hacerlo todo ellos mismos terminan no haciendo nada. Y su objetivo es mejorar su productividad, ¿cierto? Entonces acostúmbrese a entregar parte de su trabajo a las personas adecuadas.
Es cierto que hay proyectos personales o de relevancia que son difíciles de compartir, pero seguramente no es tan grave para un asistente responder un correo de cortesía, tener un encargado de marketing en redes sociales, permitirle a los niños limpiar la casa (aunque no lo hagan bien desde el primer día) o pedirle a su esposo que tome sus responsabilidades en la junta de condominio.
Está bien ser el hombre o mujer orquesta, siempre y cuando aceptemos nuestros límites.
Técnica 5: Sea flexible… al menos con el orden de las tareas
Hay personas que destinan su fin de semana a planificar todas sus actividades de los próximos siete días. Ser detallados en horarios y trabajo les da una sensación de seguridad. El problema se presenta cuando ese esquema se ve alterado por asuntos imprevistos y situaciones ajenas a su voluntad.
Si cuando esto ocurre, la productividad de la persona se viene a pique, es el momento de aprender a ser flexible con las tareas que debe realizar cada día o a lo largo de la semana. Moverlas de lugar no implica no hacerlas, solo reagendarlas.
En las siguientes estrategias verá cómo su jerarquización de las labores no tiene tanto que ver con su urgencia o con factores externos. También se relaciona con sus características personales. Tomar en cuenta esto lo ayudará a incrementar su productividad.
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Técnica 6: Averigüe si prefiere lidiar primero con Goliat… o con David…
A algunas personas, en términos de productividad, les resulta efectivo iniciar su día llevando a cabo la labor más difícil (para un escritor, redactar un capítulo de su libro, para un ejecutivo cerrar un acuerdo comercial… algunos lo llaman “enfrentar al monstruo” o “enfrentar a Goliat”). Sienten que luego de una noche de descanso cuentan con suficiente energía y concentración para acometer con éxito esa labor intensa. El triunfo los recompensa por el resto de la jornada, los hace sentir poderosos, y así el resto de sus actividades pasan a ser “coser y cantar”.
A otros, por el contrario, no les resulta este método. Como no se sienten preparados, postergan el enfrentamiento de esa tarea y terminan retrasando todas las demás, con el riesgo de pasar el día sin hacer ninguna por no pasar de la primera. En consecuencia, baja su productividad.
Para ellos, la opción de empezar resolviendo asuntos simples que les den triunfos rápidos con un mínimo esfuerzo aumenta sus niveles de concentración, de modo que a mitad o a final de la jornada tienen todas sus destrezas preparadas para emprender la tarea más complicada.
Técnica 7: Sea su mejor amigo
No organice sus propias tareas como si fuera el jefe tiránico que quiere torturar a su empleado con asignaciones interminables. De ese modo no va a convertirse en alguien eficiente. Piense en sí mismo como un padre o maestro amoroso que quiere que su hijo evoluciones mediante tareas con cierto grado de dificultad, pero que pueda resolver exitosamente.
Los deberes de nuestras vidas pueden ser más agradables, menos costosos y hasta más divertidos dependiendo de nuestro enfoque. No significa convertir todo en una fiesta, pero sí disminuir el nivel de incomodidad en las tareas desagradables.
Ante cualquier labor que nos resulte complicada o pesada, hágase siempre esta pregunta: ¿cómo puedo hacer esto más fácil? Desde prepararse su infusión favorita antes de sentarse en la computadora, hasta cerrar un trato en un restaurant y no en la sala de reuniones, son muchas las opciones para hacer su trabajo más amable.
Técnica 8: Preocúpese también de lo que lo rodea
No solo hay que depender de la fuerza de voluntad para concentrarnos. Los elementos externos que podemos controlar también contribuyen a enfocarnos en nuestras actividades. Por ejemplo, si Internet es un medio de distracción, apague el router cuando vaya a escribir algo que le resulte complicado.
Muchas personas optan por irse a trabajar o estudiar a una biblioteca o llevar la laptop a un parque si hay mucha gente en su casa que no los deja concentrarse.
Pregúntese siempre: ¿en qué contexto y con qué elementos puedo aumentar mi concentración? Colocar música relajante, comprar un sillón ergonómico, pedir ser cambiado a otro escritorio dentro de la oficina, ser acompañado por su mascota, cualquiera de estos cambios que pueda poner en práctica, pruébelos. Siempre es mejor que trabajar frustrado y luchando contra las distracciones.
Técnica 9: Desarme sus resistencias
Cuando detecte una intensa resistencia hacia una actividad, lo mejor es detenerse un momento a ver qué es lo que la está produciendo. Por ejemplo, si pasa días tratando de abordar un ensayo y no acaba de hacerlo, pregúntese si su temor está en la temática, la extensión, la falta de información, el miedo a que el escrito sea rechazado, o mal evaluado si es una asignación académica.
Luego, divida esa gran tarea incómoda en pequeños trozos manejables que pueda ir ejecutando: investigue primero, invente el título, haga un borrador aunque empiece con una redacción torpe, consulte a alguien con conocimiento o experiencia sobre sus dudas. De este modo, no tendrá que llegar a la cumbre de la montaña al primer intento, sino que la dividirá en distintas estaciones que para ir escalando progresivamente.
Técnica 10: Aprenda a conectarse y desconectarse
Los estudiosos han descubierto que jornadas laborales más cortas pero intensas y concentradas funcionan mejor que ocho horas con interrupciones y agotamiento progresivo. Por lo tanto, es conveniente enfocarse y dedicarse en exclusividad al tiempo del trabajo, pero desentenderse de él cuando termina, para conectarse con el descanso y la diversión con igual intensidad.
El “estoy descansando” pero pendiente del teléfono, planificando por anticipado reuniones de trabajo o robándose unos minutos para adelantar algo en la computadora tiene un efecto igual de negativo al de estar distraído durante el trabajo. Y los únicos perjudicados somos nosotros mismos: perdemos el tiempo del trabajo y trabajamos durante el descanso.
Entonces, cuando sienta tendencia a procrastinar, piense en que está autosaboteándose, y cuando le toque distraerse, desconéctese por completo de las obligaciones. Su cerebro se lo agradecerá.
Técnica 11: Pregúntese siempre: ¿de verdad importa?
Generalmente, no tenemos dudas sobre cuándo algo es importante. Nadie olvida recoger a los niños pequeños del colegio o deja la estufa prendida porque no tiene tiempo de apagarla al salir. No se necesitan razones para ejecutar estas tareas: cuando algo importa, no se saca tiempo, ni hay que planteárselo. Siempre hay tiempo, y aunque no lo hubiera, igual “hay que hacerlo”.
Sabemos lo que requiere de nuestra atención, porque las consecuencias de no atenderlo serían terribles. Con otros asuntos no ocurre así: hay que buscar el tiempo, se puede olvidar, no hay verdadero interés y se posterga.
Entonces evalúe si las tareas a atender son verdaderamente importantes. Así empezará a administrarlas de mejor manera.
Técnica 12: Acepte también las fluctuaciones en su productividad
La productividad y la energía no siempre están en los mismos niveles y esto es algo que hay que aceptar sin obsesionarse.
A veces, hay días en que trabajamos prolíficamente, el tiempo nos rinde, terminamos lo previsto y hasta nos sentimos creativos para proyectar algunos planes. Pero resulta que el resto de la semana decaemos, incapaces de volver a esos picos de efectividad.
No todos los días funcionamos de manera similar: factores internos y externos nos alteran. Por ello, debemos aprovechar los buenos momentos para avanzar y reservar las tareas más rutinarias y que requieran menos capacidades para cuando la productividad sea baja.
La gestión del tiempo y la energía, elementos clave de la productividad personal, es un arte que debemos aprender, pues independientemente de cuál sea nuestra ocupación, trae muchos beneficios a nuestra vida cotidiana.
